Приказ мвд россии 615 от 20.06.2012 скачать

У нас вы можете скачать приказ мвд россии 615 от 20.06.2012 скачать в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки рапорт, заявление, объяснение. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 х мм , А5 х мм или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ х мм и А6 х мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм. Основной государственный регистрационный номер ОГНР юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах. Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии — полное наименование.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него. Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Датой документа является дата его регистрации приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки или утверждения инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации , для протокола — дата заседания принятия решения , для акта — дата составления. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом.

Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве органе внутренних дел , и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, подготовленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания перечисления подразделений, подготовивших данный документ.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос письмо, заключение и другие. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате. Место составления издания документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем.

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:.

При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное воинское звание, через 1 интервал инициалы, фамилия.

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:.

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, специального воинского звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем начальником и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения при необходимости , подпись, ее расшифровку и дату, например:.

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема до 5 строк.

Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят. Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль. В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке. Официальное обращение к адресату словосочетание, выражающее уважение к адресату отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного имени и отчества и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:.

Вступительная фраза предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма , в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:.

Убедительно просим предоставить возможность Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 — 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты например, в текстах приложений. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заключительная формула вежливости словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя начальника органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста дополнительными межстрочными интервалами.

Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:. При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии а не их должности по основному месту службы, работы , специальное воинское звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности временно исполняющим обязанности должностного лица, например:. Факсимильная подпись руководителя начальника органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:. Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи. При изготовлении многостраничных копий выписок из документа все листы нумеруются и прошиваются.

На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:.

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона. При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел подразделение органа внутренних дел проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного входящего номера, даты регистрации при необходимости — часов и минут , количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 х мм , А5 х мм.

При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков управленческих документов подразделения делопроизводства и режима структурных подразделений органов внутренних дел руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря г. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В Министерстве предусматриваются изготовление и использование следующих видов бланков документов:. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.

Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Реквизит 01 или 03 располагается над серединой реквизита Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита Реквизиты 08 , 09 , 10 , 14 , ограничительные отметки для реквизитов 11 , 12 , 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:.

Реквизиты бланков Министерства, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: Для бланка письма структурных подразделений органов внутренних дел устанавливается следующий состав реквизитов:. Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель начальник структурного подразделения имеет исключительное право подписи. Общий бланк включает в себя реквизиты 01 или 03 , 08 , 11 , 12 , Бланк письма включает в себя реквизиты 01 или 03 , 08 , 09 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 15 , 18 , 19 при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 , 12 , 13 , 14 , 17 , Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты 01 или 03 , 08 , 10 , 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11 , 12 , 13 , 18 , В деятельности органов внутренних дел создается комплекс организационно-распорядительных документов: Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства органов внутренних дел и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов. В зависимости от конкретных задач в деятельности органа внутренних дел создаются иные виды документов: В установленных законодательством случаях Министерством могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон.

Такие акты оформляются и публикуются как единый документ приказ, протокол, положение и другие. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи присутствуют следующие виды документов переписки: Телеграммы в органах внутренних дел используются для передачи только срочной текстовой информации.

Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам. В случае направления простой телеграммы категория не указывается;.

Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, излагается кратко, без союзов и предлогов если при этом не искажается его содержание , без знаков препинания или с их сокращенным обозначением , без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы не должен превышать слов, при этом за отдельное слово считается:. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи. Подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписывают руководитель начальник органа внутренних дел или его заместитель.

Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом и располагаются на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля.

Через один дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой указываются полный адрес органа внутренних дел, инициалы и фамилия руководителя начальника , подписавшего телеграмму, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон.

В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом. Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее второго экземпляра. Оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем для отправки в отделение телеграфной связи, второй экземпляр телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело.

Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника письмо, договор, протокол.

Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи текст, фотография, чертеж , должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя начальника соответствующего структурного подразделения.

Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием фотография и текст текстовая часть была не бледнее фотографии.

Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи приема факсограммы, наименование корреспондента куда направлена или откуда получена факсограмма и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу прием факсограмм.

После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания руководителя начальника и справки об исполнении документа.

Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие инвентарные дела. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются несложные тексты приглашения на совещания, заседания и другие. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Сотруднику, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для реализации отношений субординации структурных подразделений органа внутренних дел с руководством органа внутренних дел, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ — записка служебная, докладная, аналитическая , объяснение, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения мнения и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.

В объяснении сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной трудовой дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю начальнику структурного подразделения — головного исполнителя поручения.

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Датой записки является дата ее подписания. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Доверенность — документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени органа внутренних дел, а также определяющий условия реализации и границы этих прав. При организации документооборота в структурных подразделениях органов внутренних дел реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями. В целях оптимизации движения корреспонденции документов в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:. С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:. Согласование проектов документов, создаваемых в подразделениях Министерства органе внутренних дел , оформляется в порядке, предусмотренном пунктом Учет входящих, подготовленных исходящих, внутренних документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета журнальный учет , в карточках учета карточный учет или с использованием средств вычислительной техники автоматизированный учет.

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима.

На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия. Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

В журналах карточках учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах карточках учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты. По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

Почтовой связью доставляются отправляются письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью — срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью — факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций:.

В выслугу лет засчитываются периоды военной службы в соответствии с пунктом 2 Правил исчисления выслуги лет для назначения военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, ежемесячной надбавки за выслугу лет, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21 декабря г. Собрание законодательства Российской Федерации, , N 1, ст. Военная служба по призыву действительная срочная военная служба исчисляется:.

До 1 марта года - со дня явки в военный комиссариат для отправки в воинскую часть. С 1 марта года до 30 марта года - со дня зачисления в список личного состава воинской части.

С 30 марта года до 1 апреля года - со дня убытия из военного комиссариата субъекта Российской Федерации к месту прохождения военной службы. С 1 апреля года - со дня присвоения воинского звания рядового. Для граждан, поступивших в военные образовательные учреждения профессионального образования и не проходивших военную службу или прошедших военную службу ранее, - со дня зачисления в указанные учреждения.

Для призванных на военную службу граждан, окончивших государственные, муниципальные или имеющие государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки специальностям негосударственные образовательные учреждения высшего профессионального образования и зачисленных в запас с присвоением воинского звания офицера: Для граждан, призванных на военную службу непосредственно после окончания государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки специальностям негосударственных образовательных учреждений высшего профессионального образования, которым присвоено воинское звание офицера: Военная служба в качестве офицеров, прапорщиков, мичманов военнослужащих сверхсрочной службы при определении их на военную службу из запаса до 1 марта года исчисляется со дня убытия к месту прохождения военной службы, указанного в предписании военного комиссариата.

С 30 марта года - со дня вступления в силу контракта о прохождении военной службы. Военнослужащим исчисление выслуги лет на льготных условиях производится в соответствии с пунктами 3 - 5 Правил с учетом следующего:. Летному составу - при выполнении годовых норм налета часов, при выполнении которых летному составу государственной авиации засчитывается на льготных условиях служба на летной работе для назначения пенсии, утвержденных Министром обороны Российской Федерации. Военнослужащим, занимающим воинские должности, указанные в приложении N 2 к настоящему приказу, - при выполнении годовых норм прыжков с парашютом для исчисления выслуги лет при назначении пенсии, утверждаемых Министром обороны Российской Федерации.

Поступившие в орган внутренних дел документы за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции органа внутренних дел, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований пункта 70 настоящей Инструкции после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или их должностным лицам, передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах. Документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов приложения N 37 , 38 либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером. При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного входящего номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему.

На сброшюрованных приложениях книгах, отчетах, тетрадях и других входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.

На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа. Регистрация поступивших документов с использованием современных информационных технологий производится с учетом положений настоящей Инструкции.

После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю начальнику органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

При рассмотрении документов руководитель начальник органа внутренних дел определяет исполнителя структурное подразделение или должностное лицо и сроки исполнения. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу журнала карточки учета входящих несекретных документов приложения N 37 , Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Необходимость размножения документов за исключением секретных , по которым даны поручения, а также количество копий определяются руководителем начальником подразделения делопроизводства и режима. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие подписи подлинника, могут удостоверяться печатью. В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем начальником органа внутренних дел. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются соответствующему руководителю начальнику органа внутренних дел и направляются исполнителю.

Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание утверждение руководителю начальнику органа внутренних дел или его структурного подразделения. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов проектов документов, справок, сведений в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима после исполнения или ознакомления его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель начальник подразделения-исполнителя документа.

Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем начальником подразделения-исполнителя документа лицом, исполняющим его обязанности , при необходимости иными заинтересованными руководителями начальниками и или сотрудниками органа внутренних дел.

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых исходящих документов после их подписания руководителем начальником органа внутренних дел иным уполномоченным сотрудником осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов приложение N 39 или в карточке учета подготовленных несекретных документов приложение N Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения. Каждый исходящий служебный документ на бумажном носителе должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима.

Второй экземпляр списывается руководителем начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале карточке учета подготовленных несекретных документов приложения N 39 , Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.

При печатании пяти и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с руководителем начальником подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается руководителем начальником подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе листах , подшивается в дело вместе с копией исходящего документа. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.

При необходимости отправки входящих инвентарных служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими инвентарными номерами. В соответствующих журналах карточках учета указывается, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра по разносной книге и дата отправки. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами.

При этом ответ печатается на свободном месте и не должен захватывать текст документа, его реквизиты и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов приложение N 37 или карточке учета входящих несекретных документов приложение N 38 производится отметка об отправке: Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале карточке учета входящих несекретных документов.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя начальника подразделения делопроизводства и режима. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером. Сортировка документов производится по способу отправления простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской, специальной связью, международная почта.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью - на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России, специальной связью - на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ФГУП "Главный центр специальной связи.

Документы, отправляемые фельдъегерской, специальной или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Документы, отправляемые фельдъегерской или специальной связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены. Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.

Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду приложение N Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает руководитель начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателей рассылок, наличие соответствующего разрешения на размножение.

Копирование тиражирование небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях органа внутренних дел, имеющих копировально-множительную технику. На множительные участки сдаются первые экземпляры подлинники документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается исполнителю вместе с первым экземпляром подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов. Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный разрезанный по размеру, установленному соответствующему стандарту.

Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении делается отметка на экземпляре документа, остающегося в деле.

В соответствующих журналах карточках учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа. Получение и отправка электронных документов осуществляются подразделениями делопроизводства и режима.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. В органах внутренних дел используются электронные документы без предварительного документирования на бумажном носителе и электронные копии документов. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом МВД России от 31 мая г.

N "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов", согласованным с Федеральным архивным агентством. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем начальником органа внутренних дел.

Иные особенности работы с электронными документами при необходимости устанавливаются специальным ведомственным правовым актом. Подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники автоматизированный учет.

Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения. Полученные и тиражированные экземпляры копии документов, содержащих правовые предписания федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты учитываются в журнале учета несекретных правовых актов приложение N 42 по разделам в зависимости от органа, издавшего правовой акт, или с использованием средств вычислительной техники автоматизированный учет.

Приказы по личному составу, в том числе по командировкам и о предоставлении отпусков, учитываются в отдельных разделах. На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов приложение N 42 и дата поступления.

Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ. Журнал учета несекретных правовых актов приложение N 42 , в котором зарегистрированы полученные тиражированные правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов со ссылкой на порядковый номер реестра разносной книги и дату или на номер акта об уничтожении и дату.

Тиражированные правовые акты копии правовых актов рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах. Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в соответствующее правовое подразделение органа внутренних дел.

В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения соглашения с другими органами государственной власти и организациями и протоколы. На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя начальника подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем начальником структурного подразделения-разработчика правового акта.

Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно. Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя начальника органа внутренних дел.

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения руководителя начальника органа внутренних дел - разработчика правового акта. Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию руководителя начальника органа внутренних дел или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении.

Листы хранятся вместе с правовыми актами. Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах ознакомления, которые остаются в подразделении делопроизводства и режима.

Контроль за своевременным ознакомлением с правовыми актами личного состава возлагается на подразделение делопроизводства и режима. На всех отмененных утративших практическое значение правовых актах, а также в журналах карточках , где они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.

Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в журнале учета несекретных правовых актов приложение N 42 для удобства пользования хранятся по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле приложение N 43 , которые в номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел не включаются и сотрудникам на рабочие места не выдаются.

Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются экспертными комиссиями и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.

При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников, что отражается в его должностной инструкции. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий приложение N 44 и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов приложение N На сопроводительном письме, а также в журнале карточке учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные инвентарные номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий приложение N 44 или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов приложение N На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа внутренних дел и дата регистрации.

Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий приложение N 44 и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов приложение N 45 со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены возвращены. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий приложение N 44 и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов приложение N 45 , проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.

В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе читательском билете или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности сотрудников.

Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении проведении других конкретных мероприятий. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек приложения N 46 , Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

Осуществление по указанию соответствующих руководителей начальников проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов рапорт, справка, докладная записка для доклада руководству.

Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

Штабные подразделения или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля , правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима - в структурных подразделениях органов внутренних дел. Федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.

Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России. Приказов и распоряжений МВД России по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера. Поручений, данных Министром и заместителями Министра, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ОАД МВД России, обращений граждан и организаций, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно". За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых в установленном порядке на подпись Министру нормативных правовых актов, а также проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам, проектов международных договоров, договоров и контрактов, предусматривающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг МВД России, и иных актов управления.

За исполнением Перечня нормативных правовых актов, подлежащих разработке и или сопровождению приложение к Плану основных организационных мероприятий МВД России , иных планов и программ МВД России в части осуществления нормотворческой деятельности. За исполнением плана командирований специалистов МВД России за границу и приемов иностранных делегаций. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к МВД России и направленным в соответствующие подразделения Министерства органы внутренних дел для исполнения.

Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел. Решений коллегии органа внутренних дел, объединенных коллегий органа внутренних дел; протоколов коллегий, протоколов совещаний при руководителе начальнике органа внутренних дел.

Приказов и распоряжений руководителя начальника органа внутренних дел по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю начальнику органа внутренних дел проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ соответствующего органа внутренних дел в части осуществления нормотворческой деятельности.

За выполнением поручений, поступивших из ДПД МВД России, касающихся разработки и или сопровождения нормативных правовых актов, выполнения правоподготовительных работ; поручений, данных руководством органа внутренних дел в части правовой работы. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к органу внутренних дел.

Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением поручений, данных руководителем начальником органа внутренних дел:. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных и правовых подразделений. По обращениям граждан и организаций, парламентским запросам, обращениям и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов всех уровней.

На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль", заполняется контрольная карточка в двух экземплярах приложение N Затем подлежащие контролю документы вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляются в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные - немедленно.

На документах, подлежащих контролю, субъектом контроля проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль" и осуществляются:. Заполнение на них контрольных карточек хода выполнения поручения приложение N 47 , которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений приложение N 48 для напоминания и упреждающего контроля.

При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных. Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Подразделение-исполнитель, которому поручено исполнение мероприятия, обязано самостоятельно установить контакт с сотрудником, осуществляющим контроль за выполнением данного поручения. Промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения. Заключительный - по окончании выполнения поручения в целом в части касающейся посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства органа внутренних дел может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции.

План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается руководителем начальником , давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям начальникам структурных подразделений органа внутренних дел, являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения:. Анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству по обеспечению своевременного исполнения поручений. По указанию руководства проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений.

N "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации" зарегистрирован в Минюсте России 31 декабря года, регистрационный N , приказ МВД России от 17 октября г.

N "Об утверждении Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации" зарегистрирован в Минюсте России 12 ноября года, регистрационный N Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении переносе срока может быть принято только руководителем начальником , давшим это поручение.

При необходимости изменения срока выполнения поручения представляется рапорт на имя руководителя начальника , давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать субъект контроля. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель начальник структурного подразделения органа внутренних дел, определенный в указаниях по исполнению документа.

При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания. В случаях когда орган внутренних дел его структурное подразделение определен соисполнителем поручения, он представляет ответственному исполнителю предложения, подписанные соответствующим руководителем начальником , в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

При необходимости расширения числа соисполнителей или переназначения ответственного исполнителя поручения представляется рапорт на имя руководителя начальника , давшего поручение, с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Указанные изменения фиксируются в контрольной карточке. При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий направляется вновь назначенному ответственному исполнителю. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя начальника подразделения делопроизводства и режима.

Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в другие органы внутренних дел и или ведомства, осуществляется непосредственно исполнителем.

Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в них задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю начальнику , давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем с приложением при необходимости материалов копий документов , свидетельствующих об исполнении мероприятия.

Если о выполнении поручения доложено руководителю начальнику органа внутренних дел в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя начальника подразделения, ответственного за выполнение данного поручения. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение трех лет, либо подшиваются с контрольным документом в номенклатурное дело. Документальный фонд органа внутренних дел составляют документы, созданные в нем и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

N зарегистрирован в Минюсте России 15 мая года, регистрационный N Далее - "номенклатура дел". Номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска.

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года.

Кроме того, номенклатура дел - это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

by enesen